高效的关键：管理你的行动
管理你的行动
你几乎可以像训练运动员那样来训练你自己，在“知识工作”中表现得快 速、敏捷、积极主动和精力集中。你可以更加积极有效地思考问题，轻松自如地控制事态的发展。你可以使形形色色的闲杂琐事减少到最小程度，完成更多的工作， 而消耗较小的气力。此外，你还可以针对搜集到的全部“材料”进行前期阶段的判定，为你的工作和生活制定出标准的运作程序。
然而，在你未达到这一境界之前，你首先需要培养一个习惯：在大脑中不留 任何事情。正如我们已经看到的那样，通过管理时间、信息或者重要事情，都无法实现这一目标。毕竟：
*你不可能通过对5分钟进行管理，赚取6分钟的时间。
*你无法对付超载的信息量，否则，你会走进图书馆便立刻死掉。或者当你 第一次连接因特网，甚至在你打开电话号码本时，你就会大发脾气，失去耐心。
*你不能管理重要事宜，你只是拥有它们。
因此，管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。
管理行动是一个重要的挑战
你利用你的时间都做了些什么事情呢？你是如何运用你获取的信息的呢？你 是如何调用你的身体和关注焦点事物的精力的呢？这些是当你面临着分配有限资源的时候必须作出的选择。真正的问题是，在某一时间，如何恰当地选择你要做的事 情、如何管理我们的行动。
这似乎是显而易见的。然而，希望管理那些尚未确认或决定的行动是极其困 难的。很多人手头有许多事情有待推进，但连他们自己都还没有搞清楚要做些什么。常常听到有人抱怨“我没有时间去……”，这完全是可以理解的，因为许多工作 似乎都难以控制。之所以有这种感觉，是因为你根本没有能力一口气完成一项工作，你仅仅能够完成这项任务中的某一个步骤。在多数情况下，很多推动整个工作进 程的步骤实际上仅仅需要一两分钟的时间就可以搞定。
开始便是行动的一半。—希腊谚语
在培训成千上万名专业人士的实践中，我发现，他们的突出问题并不是缺乏 时间（尽管他们自己这样认为）。问题的关键在于，他们无法断定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行动。就像第一次在雷达屏幕上观察到敌情时，你应在前期 界定问题，而不是等到问题严重化了才手忙脚乱地判断。这将让你收获行为管理所带来的丰硕成果。
事情极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造 成的。
自下而上法的价值
多年来，我已经发现了，自下而上的方法对提高个人工作效率具有实用价 值，即从当前活动和任务的最底层入手。头脑精明的人一般认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行：首先确定个人和公司的任务；然后定义工作的主要目 标；最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而问题在于大多数人总是陷于繁杂的事务中难以脱身，严重地阻碍了他们去集中精力总揽大局。结果，自下而上的 方法反而更加行之有效。
现在，就开始掌控各种情况的最新动态，并且采取一切有效方法保持这种状态，这将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来，你的创造力就获得了解放，它将更加有力 地支持你着眼于新的高度，同时，你也会满怀信心地去迎接创造出来的新成果。对于那些参与具体运作实施的人们来说，一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉便会 油然而生。
当你用于对付实施结果的工具成为目前工作模式中的一个组成部分时，这也 就是说，你为进行更高一级的思维活动作好了更加充分的准备。事实上，在你的工作以外，更多有价值的事情还有待思考。但如果你这一层次上的控制管理能力不 够，就好似穿着硕大宽松的衣服游泳一样难言轻松。
我接触过许多主管经理，他们在白天处理着各种繁杂琐碎的事务，到了晚 上，头脑里仍塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这一切是在完全地摆脱了一天工作的纠缠之后，自然而然引发的结果。
仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行结合起来。仅仅靠 双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。—瓦茨拉夫哈维尔（VaclavHavel）
横向和纵向的行动管理
你需要从横向和纵向两个角度出发来控制各种任务、工作和行动。“横向 的”控制保证了所有行动都具有连贯性、逻辑性，让我们把你的神智想像成警察局的雷达吧，它一刻不停地对你周围的一切事物进行扫描监测。它可能捕捉到24小 时内吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顾客、需要擦的皮鞋，买邮票、存 一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情而感到惊异不已，因此，你 需要配备一个完善的系统来辅助你记录尽可能多的工作，并在需要时及时地提供必要的提示，确保你能够快速而轻松地从一件事情过渡到另一件。
相比之下，“纵向的”控制则是指针对每个具体的主题和工作所进行的思 考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要作什么 准备等；或者你即将对部门进行重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广泛的意义上讲，这就是“工 作计划”，它的重点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序，至少在目前是这样的。
横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做 好。恰到好处的行为管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中。同时，适度的工作计划能够使你清楚地认识到所需的具体环节，并且紧抓不放。
