用职位说明书管理员工
不管你所在的部门是否拥有岗位描述，作为经理你都要重新审视它们，重新认识它们的重要性，从观念上进行转变。给员工一份工作，一个职位的同时，一定要给他们一份内容详尽、职责明确，流程清晰，富有生命力的职位说明书，这不但是有利于自己的管理，更是对员工的负责，一个负责高效的经理人一定也是个对员工负责，善于科学管理的人。
从这一点出发，经理也要做好这项工作，用好职位说明书这个管理的工具。
做好这项工作，有以下三点需要注意：
第一：重新定义员工的工作
不管员工有无工作描述，也不管工作描述是否详细，经理都要抽出专门的时间，与员工共同坐下来，重新定义员工的工作。
重新定义员工的工作不是对以前工作的全盘否定，而是结合工作的现状，综合考虑公司的远景、战略与目标，对工作部门的任务与目标做出全面细致的理解。在此基础上全面盘点本部门的职位与员工，对员工的工作内容进行丰富和细化，进行完善和提高，使之富有指导性和工作标准，富有生命力，更加便于员工进行工作，便于经理进行管理，使管理工作逐步走向科学化、规范化和标准化。
简单地说，就是让每名员工都有一份经理和员工共同制定的内容详细、职责明确、标准清楚的职位说明书。让员工知道该做什么、该怎么做、该做得多好，凡事有章可循，有据可查，让员工学着对工作负责，对自己负责，也让员工明确知道经理对他们的期望。
不管你是否想成为优秀的职业经理人，你都要带领员工做好这件事情，因为它是你的职责所在，对员工负责的最好的表现就是让员工知道自己该做什么，而职位说明书就是最好的说明。
第二：帮助员工理解职位说明书
订立职位说明书是一回事，如何理解职位说明书又是另外一回事，特别是经理和员工是否就职位说明书达成共识则显得更为重要。如果职位说明书是由经理或者员工独立完成，那么如何运用它就会显得相当麻烦，甚至会流于形式走过场。
所以，在职位说明书定稿之前，经理有必要安排专门的时间与每一个员工对他们的职位说明书的内容进行确认，帮助员工理解和运用。
这个工作可能被很多经理理解为没有必要，许多的经理以没有时间、工作忙为由将学习理解职位说明书的工作交给员工本人，认为只要自己签过字发给员工就可以了，无须再浪费宝贵的时间去认真研究每一个细节。
如果这样的话，用职位说明书管理员工就成了一句空话，一个口号，收不到任何效果，前期的工作也将成为浪费。
如果经理没有和员工进行确认，没有帮助员工学习和理解职位说明书，那么必然存在经理和员工之间的理解误差，必然存在工作推进的问题，造成员工认识上的不重视，到最后，职位说明书也就是白纸一张。
所以，为了使职位说明书发挥它本应该发挥的作用，真正成为帮助员工和经理的工具，经理必须再耐心一点，再多花一点时间，真诚而认真地与员工就职位说明书的每个环节达成一致认识，直至双方签字认可。
通过这个过程，经理不但帮助员工进一步认清了自己的职责所在，理清了认识上的误区，更是对员工进行了一次系统的在职培训，分析工作的过程实际上也是分析工作该如何做的过程，这对经理本人来说也是个提高。
第三：重新定义经理和员工的关系，用职位说明书管理员工
在职位说明书的基础上，经理和员工不再仅仅是管理与被管理、经理与下属的关系，而更多的是合作伙伴的关系。经理扮演着辅导员与教练的角色，依据员工的职位说明书给予相应的授权，将应该授予员工的权力授予员工，员工在经理的指导帮助下对自己负责，学会自我管理。
这种角色的改变将使经理与员工之间的关系更为融洽，工作更有效率。
职位说明书是用来指导工作而不是用来存档的，所以束之高阁的做法不可取。经理和员工应该人手一份职位说明书，置于随手可及的地方，随时拿来查阅。
有了职位说明书，员工更加明确自己的职责所在，更加愿意也更加会对自己职责范围内的事情负责，所以职位说明书的本身就起到管理监督的作用，有了事情无须经理说，员工就可以迅速决定是否该自己负责，怎么负责，是否需要请示，是否需要获得经理的支持等等。
对经理来说，有了职位说明书，可以使自己从繁忙的工作中解脱出来，更加前瞻性地看待问题，更加有效地规划工作，做出部署，着眼于未来，前瞻性地工作，向高效能、职业化经理的方向努力。
结束语：职位说明书的订立是个基础性的工作，但又是个极为重要的工作，经理必须认清它的重要性和作用，学会用职位说明书管理员工。
