第三十七章 哈佛经理时间管理通则2
□ 决定工作程序的方法
1.?早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效率?
古人说：“早起的鸟儿有虫吃”，这种说法也可以作为现代上班族的座右铭。?
例如比一般人早一小时起床，早一小时上班的话，在上班铃声响起以前，至少可阅读五六张报纸。如此一来，就能够比别人抢先获得信息，对于工作将有很大的帮助。?
除此以外，早些上班的人，能够有充分的时间，决定一天的工作程序。?
不管是哪一种工作，程序的决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点上班的话，就有充分的时间决定程序，工作当然也能够进行的顺利。?
2.?先把必须做的事情列举出来，再决定顺序?
决定工作次序时，要连细节也定得死死的，必须具有某种程序的弹性，如此才能够顺利地进行。?
有不少人喜欢仔细的规定，从几点到几点做哪些工作，然后才着手工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并非很有效率的做法。?
因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如，工作进行得很顺利时，时间一到就非中断不可，轮到工作进行得不顺利时，仍然得熬到时间到达为止。?
与其采用这种方式，不如趁着干劲十足时，一口气把工作解决掉，提不起精神时，干脆做其它的工作，这样效果就更好。?
首先，把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。?
对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。?
例如中午必须会客的话，不要吃完饭再会客，而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。如此做的话，一次就可以解决掉两件事，腾出来的时间，可用于其他方面的工作。?
3.?工作的优先顺序以“八十对二十的法则”决定?
把一天的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。?
在决定工作的优先顺序时，都应用“八十对二十的法则”(别名巴雷多法则)。这个法则也就是“某群体的重要项目，决定于全体中比较小的比率”。这是意大利经济学者巴雷多所发现的。而且，在多数的场合之下，往往是八十对二十的比率。?
例如某保险公司有一百个业务员，他们总共拉了一百亿元的寿险。在这种场合之下，并非每一个人都拉了一亿元的人寿保险，而是比较能干的二十名业务员，总共拉了八十亿元的保险。这也就是“八十对二十的法则”。?
这种法则也可以运用到工作方面。其间真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的两成左右。只要想想评估这两成的重要工作是什么，即可以很快地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。?
对于重要的工作，以及次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工作方式，不但效率不高，而且由于必须全部做完，精神方面的负担将使人不胜负荷。如果根据这个法则进行的话，只做全体的20%，即可完成80%的工作，因此，在精神方面会显得很轻松，而且效果也比较好。?
4.?工作最好分为“亲自动手”以及“委托他人”?
一般的工作可分为“只有自己会做”以及“他人也能够做”两种。?
考虑到工作程序的话，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托他人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招致很多无谓的损失，根本就无法高效率的进行工作。以公司来说，办公室里有几位秘书，帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够把时间耗费在——只有自己才能够做的事情。例如出版社叫你写稿时，能够写稿者只有你一个人。这样，你会一面走路，一面口述，录音，再交给秘书把它整理成文章。其实你也能够做这种工作，只是秘书做起来会更有效率罢了。同时，外人打到办公室的电话，大半是指名找主管的。不过，在事后经过分析，你才恍然大悟，即使你不接电话，秘书也可以圆满的代替答复。像这种电话，如果每次都由你亲自答复的话，势必浪费很多的时间。这样，就叮嘱秘书们，类似这种电话，可由他们直接答复。?
一般的上班族，不可能每一个人都拥有秘书，然而，只要把工作分为两大类，即可交给部属、同事、或甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做的很好。所以，你不妨请别人多多帮忙，你自己则专门负责重要的工作。?
5.?工作前的准备工作最好与工作内容有关?
为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一些人在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种准备工作吧?不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，最好能很快地制造融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其效率方面有天壤之别。
有时，由于要做的事情实在太多，叫人眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上面，如此才能胸有成竹。?
6.?必须最先解决需要对方答复的文件?
每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情。
第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件，如果有的话，必须尽快跟对方联络。以企业界来说，时间一向是分秒必争。凡事要迅速的在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络的话，往往必须等到翌日，方能得到答复。仅仅延误了两、三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情的发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手于你自己的事的话，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作呢。这也是一项很大的失误。一上班就得仔细的指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委托他人做的事，然后再着手于自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，既使你不在办公室，工作也能够很顺利地进行。?
7.?拜托他人做事时，必须说明做法及意图?
以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然的对部属说“你给我做某某事吧!”就只有这一句话，没有前后的说明，以致叫人摸不着头脑。因为上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。
例如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说“请你订一张某月某日几点几分飞往洛杉矶的机票。”而要这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达洛杉矶的饭店，请你帮我订一张机票。”如果你使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了”；如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。如此这般，委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完成任务。?
8.?想很快就听到工作报告的话?
最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才悻悻的回答：“啊!我忘记了……”或者“我以为那一件事并不急呢……”真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也有交代不清之嫌。?
为了防止这种“交错”，欲尽早获知结果的话，必须一开始就说得一清二楚。只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛及强调，就可避免时间的损失，并且也能够提高工作效率。?
9.?必须集中精神做的事在上午进行，下午用在会客方面?
一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。正因为如此，凡是非依靠脑力不可的工作，你都把它放在上午进行；就连那些必须凭对方反应而作决定的工作，也尽量在上午做完。因为，到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略。所以，都应把会客的时间安排在下午进行。会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经得松弛，可说是一种很理想的调剂。?
□ 办公桌的整理法
桌上的整理法可凭自己的喜好来决定。
对于桌上及抽屉里的整理法，每个人的喜好都不同。有些人的办公桌上，书籍及资料堆积如山，有一些人则收拾得一干二净。以美观方面来说，当然是收拾的一干二净最好，然而，以工作效率来说的话，并不见得如此。正确的办法是，只要不妨碍他人，任何自己喜欢的整理方式，皆无伤大雅，其效果甚至远胜过整理得一干二净呢!有的办公桌上堆放着好多的书籍，书本更是横竖不分的乱放，乍看之下，真是杂乱无章。如果旁人看到这种杂乱的桌子，一定会皱着眉头说，“这根本就不象是管理者的办公室呀!真是窝囊透顶哪!”
不过以你来说，这倒是最容易进入工作状态的方式。如果一切井然有序的话，效率反而会降低。在别人眼里，可能是杂乱无章，可它却是最能产生效率的状态。这么做的目的，无非是想把书籍放置于自己双手可及的范围内。在这种状况下，工作的进行将更有效率。如果把书籍放置于别处，届时又得站起来去找，这不是太浪费时间吗??
书写用具也是如此，等到书写时才从抽屉里取出来，实在太麻烦了，注意力也将在无形中被削弱。因此，使用频繁的东西，不要放入抽屉或者柜子里，最好放在桌子上面。桌子上面可以杂乱无章，但是抽屉最好整理一下。桌子抽屉越多越好，只有如此，才能够把东西分门别类地放置，又容易取出。因此，不管在办公室或者家里，都应使用抽屉比较多的桌子。?
□ 邮件的整理法
邮件在登记以后，还要再保存一段时间。
办公室每天都会收到相当多的邮件，如果在收到后不立刻处理的话，将变成混乱不堪的状态，终至无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地过目。不过，有时碰到急事，或非到外地出差不可时，就无法在当天过目邮件。如此的话，一搁置就是好几天，所以很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。为了避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理之后，不管寄件人的姓名、住址书写于信纸表面或背面，年月日都盖在旁边，这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。再下来就是看过的邮件处理方法。办公室有一个“人事录”的档案，里面记载着有关人事的信息。例如——搬家的通知、婚礼的通知、诞生和死亡等等资料。反正，收到这些有“变化”的邮件，就一律把信息转记于“人事录”里面。如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为，一旦扔掉原来的资料以后，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。?
? □ 电话的使用法
以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的“打哈哈”电话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。如果说每一个条给的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可能还嫌不够呢!同时，对方来电话找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以“他正在讲话中”或者“他正在开会”，打电话的人肯定会说“那么，等一会再打来……”而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失些机会。这样，在办公室里面，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写“W”的话，那就意味着“请对方稍等一下”，写“T5”的话，则表示“五分钟，管理者会打电话给对方”。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。?
1.?备忘字条必须写下基本要素
以企业界来说，电话是最为重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当的话，不管是在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制“电话处理窍门”，以便能够迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办公室的人员也使用“5W”的书写方式。即是——“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。?
2.?内容比较杂乱的电话，可按不同的目的，书写在不同的备忘纸上?
如果对方打来的电话包含很多目的的话，那就必须一面听电话，一面把目的分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，你身兼律师、会计师及翻译等职，凡是业务单位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的全写在同一张备忘纸的话，隔不久之后再看，可能就会感到费力，以致不得不重新写在别的字条上，这样，就多费时间，也不利于提高效率。因此，逢到这种情形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。?
3.?打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来?
给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说“那么，管理者以后再打来”。或者“请他回电话给管理者好吗?”接着就把电话挂断。但是你不应采取这种方式。即使接电话的人不在，应也把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是效率很差的一件事情。就算是旁人替你接电话，对他说“请再打电话来……”，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在的话，那岂不是又浪费很多的时间?如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。以企业界来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。
4.?请对方在指定时间内打来重要电话?
为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时，往往会说：“以后，管理者再打电话给你。”遇到这种情况，一定会毫不放心地问他“管理者何时接到你的电话呢?”因为有很多人口口声声说“以后再打电话给你……”然而，却是黄鹤一去不复返了。有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一、两个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种“指定时间”。?
5.?从出差地给公司打电话，必须先计划好时间?
在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到对方不在，或者正在讲话中，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的“麻烦”事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整的指示部属，提出的报告，同时，部属也会完整的告诉你，在你不再的期间里，有谁打电话来，发生了什么事。如此，就能够迅速正确的做出指示。又如在清晨及夜间等，办公室没有人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇到这种情形，不妨使用电话录音的方式。?
必要的话，可以每隔一段时间，听取电话录音的内容，再给对方打电话，如此，才不会怠慢对方。?
6.?利用MONITOR的功能及无线电话，有效率地使用等待时间?
你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则屡次要求“请稍等”。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示上司，常常会发生这一类的事情。而且，这种所谓的“稍等”，往往会长达两、三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有两、三分钟，但累积下来将会在时间上造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。?
为此，办公室专门安装具有MONITOR功能的电话。经过这样的安排，一直到对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然不知道对方何时会“开腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了MONITOR电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机传出来对方的声音，再去接也不迟，可以说是非常方便。?
除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话跟对方交谈，一面在屋子里自由的走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说的要点。?
7.?使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱?
最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。办公室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机，通话时间与费用就会同时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。?
□ 午休利用法
把午饭的时间延缓一小时，就能够更有效地活用时间。?
你一个人身兼三职，而且，又能在不同职务中，干得有声有色，以致有不少人认为你一定是在废寝忘食地工作。其实，这是一种误解。你三餐照吃不误，除非碰到特别的事情，否则的话，一夜也睡上将近八个小时。忍着饥饿及困倦，面对着桌上工作，绝对不会有好成绩，注意力只会减退，结果是整体的工作量并不会增加，劳累过度又使健康受损，叫人后悔莫及。因此，不管工作如何的忙，都不应不吃饭。不过，对于中午一个小时的休息时间，却要想尽办法把它有效地利用起来。利用中午一个小时的原则，是把中午的休息时间延后一个小时罢了。即把午后一点到两点，划定为休息时间。只要是上班族就可以明白，中午十二点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭的话，有时还得等待呢!根本谈不上饮食的乐趣。关于这个问题，只要把中午的休息时间延后一个小时，就可以获得圆满的解决。到了下午一点以后，饮食店再也看不到人满为患的现象，不会在慌张的气氛下用餐。也不必找有空位的饮食店，或者等着占位置。正因为如此，进食后将有一段时间可自行支配。这种“时差”的活用，对于规定中午十二点为休息时间的公司来说，或许很难照办。不过，根据各人的情形，可以稍为提早时间休息，或者利用午休时间会客，以达到活用时间的目的。对某些人来说，一向都利用时间会客，或者跟朋友见面。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获得新的信息，又可以从别的角度看看自己，以及自己所从事行业的优势，而且可以使气氛轻松，实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面的话，彼此也许会感到难以配合，结果呢?只好一拖再拖。如果选中午时间会客的话，彼此比较容易配合，而且又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。因此，可以在不破坏自己的生活步调的情况下，跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时，你都会预订一桌的饭菜。这样，客人一到就可以立刻入席，不会浪费时间。宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。?
? 三、中饭到下班时段促效法
□ 开会的方法
为了防止开会迟到，不妨活用“零数效果”。管理者由于职业上的关系，不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。外面的会议一向很冗长，一小时能够结束的会议已算很短，有些会议甚至长达两、三个小时。如果耗费了这么冗长的时间，内容能达到充实的境地，那就没有话说。糟糕的是，跟主题无关的废话连篇，以致延长了时间。除此之外，会议开始时间不确定，也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午两点钟开会，这些老兄往往会延迟十分或者十五分钟才到达。使得其他准时赴会的多数人，白白浪费了十到十五分钟。如果以十个出席者计算，总共浪费两小时左右，这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间，管理者每逢主持会议时，总要实行几种“防止迟到的对策”：其一，是把开会的时间设定于“两种十五分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“?点钟左右”，以致把一点五十分，两点十分都看成“两点左右”。于是，就加上了“十五分”的零数，这样，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误两、三分钟。这就是“零数效果”。乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当的惊人。另外有等待迟到者的“前例”，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说“为什么不等管理者一下呢?”可是，一旦大家都养成这种意识，浪费时间将有增而无减。因此，事前就应该采取上述方式。既然一开始就说清楚，就算在全体尚未到齐之前召开会议，后来的迟到者也不至于抱怨，按时开会者也不至于抱怨。同时，准时开的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则，就动辄会有人迟到。?
? □ 会议准备工作很重要
以会议来说，其进行的方式，有时也会存在很大的问题。一般人都有一种固定观念，认为所谓的会议，是坐着喝茶而进行的那种“玩意”。而且又一致认为，越是重要的问题，越需要耗费时间讨论。但是，世界八大会计事务所之一的某机构，不管是多么重要的会议，会议参与者往往站在走廊谈论几句，一下子就把问题解决了。管理者要积极地采用迅速的谈论方式，同时也明白了一件事，那就是：所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。不过为了达到这个目的，在会议开始以前，就非要做一种准备工作不可，以便提高出席者的意识。因此在开会前，就应叫几个人(出席会议的人)提出“必须讨论的内容”、“其问题点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分析”、“本人所下的结论”等的问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理以后，在召开会议以前，已经提高了出席者的问题意识。这以后，只要针对重点，展开若干的质疑讨论，即可形成决议。?
如果不经过这种步骤而集合的话，全体必须从“无”的状态开展讨论。在这种状况下，往往必须经过一个小时以后，方能够使问题明朗化。有时经过很长的一段时间，仍然不能获得结论，甚至必须“憋”到下一次的会议。在没有可靠充足的资料的情况下，搬出几个“假设”谈论，只有浪费时间罢了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。不过，在这以外的场合，如果胡乱的讨论问题的话，只能浪费时间。只要事前的准备工作进行得很好，就不会变成“消极性”会议。?
为了使会议能够“迅速”地进行，除了上述的准备活动必须充实之外，最好能事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。所以只要确定“结束的时间”，就可以使人产生注意力。遇到这种场合，如果跟会议开始时一样利用“零数效果”的话，效率将大为提高。?
□ 洽谈时间使用法
1.?面谈时，不妨事先询问对方“有何贵干?”如此才能有效地使用时间?
通常，应尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午做这件事的话，给秘书安排工作、必须尽早办完的电话联络等每日的必做差事，就非得挪后不可，使得一天的工作不能圆满地进行。这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间使用于会客，因做案头工作而感到劳累的大脑，往往可因此恢复清新。不过话又说回来了，下午的时间并非无限。以个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此，对方表示要面谈时，就应叮咛秘书尽量地详细询问对方的“差事”，如果在没有任何准备的情况下，就与对方交谈，除非你手中握有对方的资料，或者对方当场就告诉之你急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。又如虽然通过电话，已经知道对方有什么“差事”，还是会叫秘书把重点记录下来。只有如此，能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有了答案，但实际交谈时，往往会漏掉重要的部分，或甚至语气不肯定。因此，还是记录下来较好。例如谈及法律方面，必须写出“何月何日何地发生了何事”；碰到继承问题的话，则必须把家族情况写出来。经过了“书写”的作业后，就能够明显地整理出事实的相互关系，而且一面看记载的事项，一面听对方说话，理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态，再跟一个人面谈，在短时间内，就可以进入话题的核心。?
2.?跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间?
有的办公室有所谓的“会客室”。不过，只摆着开会用的桌椅，接见客人时，一向都利用这些东西为什么呢?理由之一，一般会客用的桌子很低矮，不过适合于一面交谈一面书写。同时，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐下就有迟迟不想起来之感。根据经验，使用会开用的桌椅，更能够迅速地办好事情。然而，这个世界到处有喜欢饶舌头的人。这种人跟他碰面时，久久不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是“依依不舍”地说一些无关痛痒的话儿。或许，他的话会带来重要的信息，然而，预定要做的事情太多时，如此的被“轰炸”，实在叫人吃不消。所以，在会见客人时，不仅要规定面谈的时间，在听到对方的叙事之后，还要迅速地判断所需时间，再决定面谈到“几点几分”为止。如果事前有如此规定的话，就不至于拖拖拉拉地谈上一大堆。而且，时间的限制，又能够产生一种紧张感，使交谈变得紧凑，言之有物，内容精简而有力。不过，所谓限制面谈的时间，对某些人仍然不能产生效果。遇到这种场合，最后的一张王牌就是告诉他，你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不识趣的话，那就索性对他说“从几点几分开始，管理者又得去赴约……”可以如此地提醒对方。最叫人感到百思不得其解的是：“管理者又得去做一件重要的工作”，对喜欢饶舌头的家伙往往不太有效，但是，说出了“管理者还得去赴一个约会”，他们就会识趣的告辞。想不到这话如此具有说服力。除此以外，对于迟迟不说出来意的对象，总是要想尽办法，叫他尽快地说出来意。唯有如此，才能够大幅度地减少时间的浪费。?
3.?等人最好选在书店等能够有效使用时间的地方?
为了出席会议或者商讨某事，几乎每个人都有在外面等待对方的经验。遇到这种情况，第一个考虑的条件，不外乎“容易找到”的地方，至于其它的条件则很少被考虑。事实上，只要较好地选择等待的地方，即可使时间的损失减低到最小程度，甚至把等待的时间当成“活的时间”使用。?
通常，一般人最喜欢选某个广场或火车站的剪票口为等待场所。如果由来选定等待场所的话，绝对不应选择这两种地方。因为那些地方很杂，难以开展联络工作。选择这种场所的话，一旦碰到预料以外的事故，或者临时有急事，则无法在约定时间为到达现场；由于无法联络，对方只有干等一回。为了防止浪费时间，在决定等待的场所时，首先必须考虑的是：“容易联络的场所”；?
同时也应考虑到，是否能够有效地使用等待的时间。如果对方能够准时到达，那就没有话说。最怕的是对方迟迟不来，或者由于你顺路而提早到达，遇到这种情形，如果只能站着等的话，那就不能好好地活用这一段时间了。最适用于等待的地方是“书店”。预先就告诉对方你要在书店那一层、那一个角落。这样，对方就不必在店里到处寻找。应在对方到达以前，翻翻新出版的书籍，或者刚出版的杂志，借此寻找自己所必要的信息。这样做的话，等人时间就不会感到焦躁不安，还可以活用那一段时间呢!只要是大型书店，由于目标很大，对方不费力气就可以找到。到必要时，也可以拜托书店的服务人员使用扩音机叫人。由此可见，书店是最理想的等人场所。?
□ 名片——人事信息的管理法
1.?对方给我名片后，立刻在背面书写有关他的信息，再分别存档
不管拥有多么庞大的信息里，遇到必要时，如果非得翻来翻去的话，那么它的信息价值就减半了。?
“人事信息”方面也是如此。遇到你想跟某人联络时，如果不能立刻知道对方的电话号码，那么工作就不能顺利地进行。又如碰到自己专业以外的难题时，是否有合适的资料提供者，将大幅度地影响你的工作效率。遇到这种情形，纵然认识这方面的专门人材，但如果不能及时获得有关他的信息，那就等于糟蹋了这个人才。为了提高工作效率，必须在平常就把人事信息整理好，以便缩短寻找的时间。对一般人来说，有关重要人物的信息，都应根据其作用，分成“名片档案”、“住址录”、“提高事录”三种档案。绝大多数的资料来自对方的名片。人类的记忆往往不太可靠，有时隔了一段时间之后，抓起一张名片瞧瞧，虽然印着人名、头衔等，然而，脑海里却想不出“他”是怎样的一个人?因什么事跟他碰过面?鉴于此，每次对方递给你名片时，你都应尽快在名片背后添上对方的资料。其中必须添“碰面的日期”、“场所”、“何事”以及“介绍者”，有时也添上对方在交谈中泄漏出来的信息。例如，他的专长、兴趣、出生地、他的秘书姓名等等。经过如此处理，就是数年不见的人，只要瞧瞧那些记载，就可以想起他的一切，交谈也能够很熟悉地进行。记好备忘录后，也能使对方的一切，长久的留存在你的脑海里。这种做法，必须在你对他的印象还深刻时进行。这些往往是跟对方分手后，或者搭电车回家时进行。这种写满了信息的名片，在转记到“住址录”、“人事录”以后，再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以及背面都属于透明的那一种。如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的记录。如果必须一张一张地抽出名片的话，那就不合乎节省时间的原则。
处理名片的另外一个特征是，不根据姓氏的英文字母排列，而根据不同的职业、公司来分类。或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更便于寻找吗?话虽然不错，可是你不知道他的名字。不过，你仍然记得他是某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索，你就可以从他所属的分类中找出他的资料。如果不是这样的话，则必须从好几册的档案中，一页一页地翻找，这样就不合乎节省时间的原则。住址录可根据英文字母分类，名片则根据不同的公司与专长分类。这样的话，寻找起来比较迅速，更合乎节省时间之道。?
2.?住址录以方便更换和容易寻找为原则?
在人事信息中，信址录可说是使用频率最高者。以一般社会大众所使用的住址录来说，机能方面实在很差。最明显的缺点是，信息的更换难以进行。最初填写时，虽然完全根据英文廿六个字母的顺序排列，但是等到非填写新信息不可时，只能填写于最后的几行。同时，不用的信息也不能清除。而且寻找起来也烦杂，又会形成多余的空白。最大的缺憾是住址录一开始能够填写的信息量就受到限制。因为不能增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录。以个人信息的记入栏来说，只有一行或者两行，因为空间太狭窄，很难把所有必要的资料都填写进去。办公室所使用的住址录。是活页式的并且个人的信息呈现为一人一张名片的插入式卡片，这样，每一页都能自由地插换，卡片也可以取出来，自然就可以在姓氏或英文字母的顺序之下完完整整地排列，不必要的信息也可以删除，因此不会浪费空间。由于每一张卡片同名片的大小一样。因此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其它重要的信息，而且在普通状态下，只能看到最下面的姓名。所以，在寻找时，别的信息不会进入眼帘，寻找起来就容易多了。如果把它们抄录起来的话，就会变成姓名录，可以做为贺年卡寄出的核对单。“所谓的住址录，本来就是如此……”如果囿于这种传统观念的话，不仅会感到不方便，而且会重复着浪费时间。不过，只要你有心寻找，还是能够找到适合于你使用的“道具”。?
3.?使用“人事录”，以拓宽人际信息网?
除了上述的名片档案、住址录之外，你还应自制所谓“人事录”的档案，时时加以活用。这也可以说是人事信息的“大全”。它不只记载对方上班处的资料，还囊括了对方的经历、家族成员，近况等私人信息，使人一目了然。关于这一点，要有更具体的说明：?首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片。每一个人使用一张。上面记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“第一次见面的日子”、“学历、“职业”、“籍贯”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家庭”等等，尽量地把已知的信息都填上去。所谓的“籍贯”，并不一定指户籍所，而是指对方现住地址以外，更能够确实地联络到的地方。这一项记载遇到本人被派往国外时，最有帮助。又如，变更比较多的“上班地点”、“现在居处”，以及“家庭”栏，一开始就留下很大的空白，一旦有了变更，立刻更正。卡片的背面当成备考栏，用于记载对方的近况。例如对方在贺年卡上写着“今年二月起预定到美国留学”，或者“今秋将结婚”的话，那就把日期一块记下来。仔细地把近况报告都记录的话，最有助于人际信息的拓宽。有些人，每年都要寄出两千张以上的贺年卡，而且每张贺年卡都要写上一、两行字。遇到这种情形，你只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。即使是好几年不曾见面的朋友，只要这几年的信息，被做成记录保留下来的话，再见面时，就不愁没有话题。
4.?人事录分别使用英文字母和职业索引，以加快寻找速度?
使用英文字母和职业索引的人事录，将成为你的最得力的助手。不过，由于数目很多，取出信息时非快速不可。做法是：
首先，在卡片的右上方设置“英文字母索引栏”。原则上，在一个人的姓氏上，利用姓名中的头一个字母。?
例如“林天冲”，则记为“L、T、C”。“陈”、“刘”等，同姓有好多个人的情况，则除了姓以外，连名字的头两个字母也记下。然后，并采取“A”行“B”行等的大致分法。如此处理，只要瞧瞧索引栏，就可以很快地找到必要的信息。除此之外，为了更有效地活用这种人事录，也可从职业等其它角度开始寻找。人事录的上端印有A到Z为止的英文字母。每一字母上都开一个小洞，每一个字母也表示对方的职业、经历，或者跟你的关系。? 例如，对方是律师的话，使用英文LAWYER的“L”表示，注册会计师则是以OPA的“P”表示。?
在这些字母中，把表示本人的字母洞上部分去掉归档。?
例如，你需要金融关系的信息，而且已经把银行职员列入名单的话，你可以使用一根细棒，刺入银行的“B”洞，再把它挑起来，那么，只有“B”，也就是银行职员的卡片会存留于下面。或许有人认为这种信息，应该由电脑来管理更有效率。然而，用软件同时处理三千人的信息时，还是采用卡片的方式比较容易管理，同时也比较实用。?5?利用贺年卡上的“最新信息”更换人事信息?
不管是住址录、人事录、人事信息，都是越新越好。但是，要使对方的近况，在丝毫不漏的情况下，反映在你的资料上，实在是一件非常困难的事。遇到对方搬家，或者调职时，如果对方通知了你，你就应该立刻修正住址录、人事录。如果不能获得这种信息的话，你所持有的信息，将跟现实有出入。为了修正这种信息的不适合处，只好活用贺年卡。每年都会收到两千张以上的贺年卡，这个数目占去人事录所登记的三分之二人数。由贺年卡取得对方的最新信息后，旧的信息就会焕然一新。贺年卡上面，有不少除了住址以外，还添写家族的私人之事。所以，它所包含的信息量比一般问候式的信件还要多。由此看来，贺年卡可称之为“人事信息的宝库”，你怎能不活用它呢?不过由于张数太多，除非采取某种程度的系统化作业，否则的话，将耗费大量的时间。以办公室来说，并非把当日收到的贺年卡，在当日内就处理完毕，而是等到差不多都收齐时，即过了阳历年以后，再把它们依据26个英文字母的顺序排列。如果贺年卡上写着新居落成、结婚、子女诞生，或者对新年的展望，那就把这些信息添写在人事录的备考栏。有不少人认为，既然想要拥有大量的信息，那就得到处收集。其实，你身边就有不少可以获取信息的材料。虽然只是一张贺年卡，只要好好地活用，仍然能收集到不少的信息。?
□ 自管理者管理的方法
1.?积极利用情绪良好的时段，以提高工作效率?
想做某一件事情，但是懒得动手。这种所谓“缺少干劲”的状态，相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说，遇到这种“没劲”的场合，只要自己勉强干上三十分钟到一个小时，注意力就会慢慢的产生，效率也会逐渐的提高。不过采取这种做法，在到达“干劲十足”以前的三十分钟乃至一小时之间，工作效率很差。因为勉强工作，你在总精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此，绝对不能称之为良策。以你来说，遇到“不起劲”时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从“非做不可的工作”之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生工作热情，效率自然也会提高。总而言之，一开始就制造“有劲”的状态，然后再着手于你感到“讨厌不想做的事情”。如此，你就不会感到它像先前一般，叫人做不下去。一旦培养出“干劲”想要有效率地进行工作并不难。?
又如，好不容易迸发出干劲，却必须为会客或者参加会议而离开。遇到这时，你会保持原状，就这样的离开。使用的资料以及书本仍然打开着，圆珠笔也随便搁下来。假如离开办公室时，把桌子整理干净的话，当你再回来时，又得耗费一些时间准备，否则，根本就不能进行工作。更坏的是工作停止前，好不容易才产生的干劲，如今又消失了。如果桌子上面仍然维持原状的话，在短时间内就可以恢复“干劲十足”的状态。为了提高效率，你不妨试试看!?
2.?为了提高效率，不妨在接近限期时，仍然做别的工作?
很多人都认为，只要耗费时间工作总能够完成任务，实际上不见得完全如此。时间太充足的话，势必将在无关紧要之处多耗费时间，做起事来拖拖拉拉，缺乏一份紧张感。从你来说，除非接近限期，否则的话，都是先做别的工作。只有到了“不做将会来不及”时，才着手做本份的工作。?
处于这种情况时，由于限期将至，自然地注意力就会增高，效率也会转好。由于不能为其它事分心，完成的工作不但能够紧抓要点，同时显得简洁有力，效率也得到提高。管理者称之为“期限届满的效果”。?
参加会计师考试时，方才能感到那种效果。会计考试及格率只有百分之十几，这及格率看起来并不太困难。不过，到了第二次考试，只有前两次考试合格者才能参加。两次考试总算起来的话，及格率还不到百分之一，被称为最困难的考试，合格率也只有百分之一，可见会计师的第二次考试有多么的困难。那时，真正准备应考的时间，比别人慢了一年以上。想不到，凭这种“时间不足”的情况，产生了爆发力，只经过短时间的准备，就通过了第二次的考试。从此以后，在日常生活里，也可时常活用“限期将届”的效果。至于所谓到期日还很长，不宜着手做事的方法，还有一个有利点。那就是能够缩短收集资料以及构想的时间。?
人类是很奇怪的动物。一旦脑海里惦念东西时，就能够很敏感的引起反应。不管你是为别的事情找资料，或者是观看车厢里的广告，只要碰到有关的记载，就会感到眼前一亮。关于构想方面，只要内心有问题意识，碰到有关的事情，立刻就会产生很好的构想。如果很早就开始工作的话，为了寻找资料，树立构想，必须耗费很多的时间，东找找，西看看，很难拿定主意。例如实际开展工作时，才发现了新的情况，甚至再产生更好构想的话，反而令人内心感到混乱，而不知何去何从。开始工作后，虽然已经产生了问题意识，但是，仍然没有真正着手进行，反而处理其它的工作，这也正是所谓的“发酵时间”，能够使工作效率更为良好。欲有效率地进行构思还不确定的工作，这种方法最能发挥效用。?
3.?感到效率直线下降时，应该“积极的休息”?
上午时间，脑力大都不差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。然而，遇到休息时，大多数的人都面对桌子，一副惘然若失的样子，好像有一种不愉快的念头，即休息就等于浪费时间。在你的观念里，工作效率一落千丈时，勉强打起精神工作，就是一种浪费。与其驱使浑浑沌沌的头脑“长期作战”，不如以适当的休息，使精神恢复清爽，如此才能提高工作效率。一旦感觉到效率明显降低时，就会立刻休息。遇到这种情况，通常休息三分钟也就足够了。或许有人会认为三分钟未免太短了吧?其实，这已经足够了。如果休息的时间比三分钟更长的话，再度开始工作，欲把头脑恢复到原来的状态，那就得耗费较长的时间，效率反而会降低。多数人认为，“休息”是指身体的静止状态。不过，管理者并不这样认为。遇到这时，管理者会积极地听自己喜欢的音乐，并且轻松地做体操。坐办公室而感到疲劳的最大原因，是长时间保持同样姿势造成的。遇到这种情况，只要使僵硬的肌肉恢复轻松，血液的循环就会转好，头脑也会感到清醒。不仅单纯使身体舒服，最好也使精神放松下来，以便再开始工作时能提高效率。称此为“积极的休息”。因为疲倦而不活动的话，身体固然可以达到休息的目的，但是头部并没有得到休息，如此对于提高工作效率是毫无帮助的。?
4.?发生麻烦时，先使精神轻松一下，然后再开始工作?
管理者使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效。例如在工作方面发生了麻烦，精神上受了打击，使用这种方法也非常有效。就像做错了事，被上司骂得狗血淋头，顾客抱怨发牢骚时，将有很长时间，叫你感到苦恼。心中感到苦恼时，即使勉强地工作，效率也不会提高。这时时，必须使自己轻松一下。不过，碰到麻烦时的轻松方法，不宜用消除疲劳的方法，使身体休息，或听听音乐，做一些轻松的运动，必须彻底的改变目标，使自己的精神“焕然一新”。遇到这种情况，最常使用的方式，就是跟人见面。一旦跟人见面时，不管你是否愿意，都得“改换一下头面”。如此一打开话匣子，不知不觉地的就会被对方的说词感染，以致在交谈完毕时，先前的焦虑不安，已消失殆尽了。另外一种方法是投入单纯的工作。?
总之，使用头脑的工作，碰到心境不好时，非常难以全心地投入。最好以十分钟或二十分钟的时间，投入单纯的工作。如此，内心就会逐渐地风平浪静，新的干劲也会跟着产生了。像整理资料、整理杂记本都很不错。不过，在某些情况下，以上种种办法实在无法使自己保持轻松。为了应付这种情况，常常要针对各种麻烦，想出使自己保持轻松的方法。? 例如，你不妨把麻烦分成A、B、C三级，遇到A级麻烦的话，让你自己保持半天的轻松，无牵无挂；若是B级的话，则保持两个小时，如果是C级，则保持三十分钟。经过如此决定以后，遇到有麻烦时，立刻就会萌出使自己轻松的念头。?
5.?利用六分钟为一单位的行动记录表，就可以发现“看不到的时间”?
常常听到周围的人老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间，甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看，缩短睡眠时间，将在效率方面带来负面的作用。与其这样做，不如重估一下自己使用时间的方法，再仔细的思考，如何才能够把时间更为有效的使用。虽说重估一下时间的使用方法，然而，缺乏具体资料的话，实在很难以做客观的判断。奉劝管理，不妨书写一下自己的行动记录，即记下几点几分到几点几分做了些什么?以办公室来说，全体职员都使用“时间分析单”(以每六分钟为一单位，记录各人的工作。)提议以六分钟为单位，是因它为一小时的十分之一，即等于零点一小时，合计起来比较方便之故。实际地做这种记录的话，就可以获得种种的资料，对于提高工作效率，有效地活用时间，以及休息的计算方面，都非常有帮助。?
最大的收获，不外乎是能发现时间如何的损失掉。或许，你自己以为分秒必争，很快地就能投入工作中。实际上，你却是拖拖拉拉的人。例如，必须耗费很长的时间，才能实际的投入工作中；或者集中一次就能做完的工作，却分成好多次，拖拖拉拉地做着。看了诸如这般“眼睛看不到的时间耗损”，这种时间分析单，就可以一目了然。同时，把这种记录累积以后，就可以从过去的资料中，推测出某种工作需耗费多少时间才能完成。即使有很多种方法，凭显示的数字，仍然可以找出最有效率的方法。正因如此，工作进度比较容易制订，进行的方式也会显得更有效率一些。在你想购进新的OA机器，或者某种文具时，也可以凭过去的资料，算出某人一年可以节约多少时间，再凭此数据决定购买与否。书写行动记录表的好处，可以说不胜枚举，至少，它可以把你日常不重视的“东西”，改变成具体的数值，使它变成视觉的东西。在平常，习惯于凭主观的记忆来考虑工作方法。然而，一旦把它变成客观的资料，就会察觉到实在太独断专行了。不过，一察觉到这件事以后，即可发现有效的使用时间方法，实在多得不胜枚举。因此，并不一定要耗费很长的时间，来书写行动记录表。其实，只要尝试一个星期，即可受到提高效率的各种启示。?
6.?对于感到厌恶的工作，可准备“成功报酬”给自己或家人，以激发干劲?
人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精力。反之，如果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实在提不起劲，真想半途放废呢!但是，工作岂能说不做就不做?大多数的人在责任感和紧迫感的驱使下，勉强的做下去。然而，在强迫之下做事，效率是绝对不可能提高的，只能应付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起这个问题“如何使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……”，但是，工作的内容往往很少能够改变，至于所谓的“快乐”，只好由自己来制造。想来又想去，管理者认为单纯而最有效的方法，莫过于准备一份“成功报酬”，告诉自己做完工作，就能立刻去“做某某事”。这里所谓的“某某事”，只要是任何对你有吸引力的东西都行。例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街上馆子，或者去看那部一直想看的电影。如果是短时间内就能完成的事，就告诉自己，做完这项工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有这种经验，那就是在小学的时代，遇到考试前，父母对你说“这一次考试的成绩很好的话，管理者就买那件你想要的东西送给你。”为了得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，只好狠下功夫。管理者所说的“成功报酬”，原理就跟这件事相同。?
唯一不同之点，就是必须“自己奖励自己”。或许有人会认为那是哄骗孩子的勾当。不过，在请你如此想以前，先试试看。虽然是叫你感到厌烦的工作，一旦做完了，就可以享乐，想到这些，工作的“干劲”和效率会截然不同。如果想更进一步提高这种效果的话，那就把“成功报酬”扩大到家人身上，跟他们来一个良好的预约。管理者有时会对家人说：“待管理者完成了这个工作，管理者就带你们到海外度假。”甚至也决定了出发的日子，准备好机票以及住宿的饭店。如此把一切具体化之后，就很难以改变预定，也能够增强妻儿的信心，到了这种地步，自然就会产生无比的干劲，一心一意地把工作做完。?对家人准备成功报酬的话，不仅能够提高你自己的干劲，甚至能使家人协助你。尤其是工作可能会拖长时，更具有神奇效果。不过，对于这种“成功报酬”，有一点必须特别注意，那就是达到“报酬”之路不能太长，纵然有很多乐趣可享，中途也很可能受到挫折。最好把“成功报酬”放置于伸手可及之处，如此才能够激发干劲。?
因此，在从事困难的工作时，不仅是要准备一份“最后的成功报酬”，最好在实现中间目标时，也给自己准备一些报酬。?
7.?只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的错误与疏忽?
为了使工作有效率的进行，最好把各种“格式化”，即把来自经验的诀窍“格式化”。如此，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施，不过对成为格式化对象者，几乎都是高度或者复杂的工作。?在日常生活里面，管理者认为可以大幅度的活用“格式化”。实际上，由于工作的诀窍不明了，而引起错误及疏忽者，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类，如果在一天里发生几次的话，时间的损失就很惊人了。遇到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发生错误。在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答，邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式，而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。每次有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的“格式”。在决定“格式”之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定“格式”，再经过实际运用后，不断地添加内容。
经过如此的过程，才能够完成“活的格式”。对于所谓的“格式”，不妨加入一些小小的信息。以书类的写法格式来说，不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果将有天壤之别。有些人由于忽略了这种小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪费时间与精力。这种格式，恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的人，为了能够利用最短距离，走到目的地，必须加入适当的信息。?
8.?对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提高效率?
很多人以抱怨的口吻说：“到公司上班，每次都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……。”的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人产生干劲。不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。
在日常生活里，对于那些已经变成习惯的方法，往往会萌出怀疑的念头。例如扣衣服纽扣时，大家都从上面扣起。事实上，从最下面看得清楚的地方往上扣，不是更方便、更快速吗?又例如绝大多数的人放下圆珠笔时，都是把笔尖朝上，其实将笔尖朝下，不是更能够快速的拿起笔吗?只要如此的想，对于这以前若无其事的动作，你当会感觉到非常的新鲜。在工作方面亦复如此。碰到你想书写的报告书，而不能顺利地进行时，不妨稍为改变一下想法，先从你能够写出的地方着手。如此，由于受到前后段关系的启示，本来做不出的项目，突然使你一泄千里的发挥出来。如果拘泥于文章必须从第一段开始写的话，即囿于传统的观念之中，则必然浪费很长的时间，等到首段出现了，才能继续地写下去。在这种情况，能不感觉到厌倦才怪呢!对于日常工作方面，不妨对“常规”表示怀疑。如此，对于你认为千篇一律的工作，可能会有新的发现。?
9.?知道自己能够集中精力的限度，即可把它利用于提高效率?
不管干劲如何的充足，人们能够集中精力做一件事的时间，总是有限度的。如果无视于这一点，只一心一意地面对桌子坐着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，如此效果比较好。一般来说，一个人能集中精力做一件事的时间，大约为九十分钟。正因为如此，大学的教授，电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过，电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过，这并非铁则，仍然有个人差异。同时，根据工作的内容，能够集中精神的时间也不一样。不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音，则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来，当可判断，能集中精神的时间的确有个限度。因此，最重要的一件事情，是从经验中，找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟，那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作，休息一会儿，使自己轻松一下，再集中精神另做六十分钟的工作。如此的话，工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后，改成会客，如此，即可使精神为之一振。一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，提高效率，这才是真正的工作。?
10?使用“进度表”把必须做的事“视觉化”，如此就能用眼睛体会到成就感?
工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话，将陷入不安之地，工作效率也无法提高。?
因此，必须实现的目标越大，越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点，必须把它“视觉化”。对你来说，遇到报考大学，参加政府举办的考试时，都以自制“进度表”的方式，使目标的完成“视觉化”。在一张纸上画了细小的格子，格子的横面写着完成目标必须做的事情，每当完成一件事情，就使用红色的奇异笔把该格子涂掉。?
这样做的话，就可以一目了然的看出，自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么?才能胸有成竹，不至于感到茫茫然。在这种情况下，工作自然能够很有效率地开展下去。?而且，涂掉一个格子所产生的成就感，能够增强对下一步挑战的信心。除此之外，使用这种“进度表”的好处，那就是能看出目标与实绩之间的差距。?
早晨在决定工作程序时，虽然列下了今日工作的范围，但是，有时却无法达到这个范围。到这时，如果有工作“进度表”的话，就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目标与实绩之间的
