第三十七章 哈佛经理时间管理通则3
□ 文具的使用法
1.?随时携带文具目录，以便找出最合适的文具?
最近的文具多得叫人眼花缭乱。例如，管理者所使用的活页纸，根据不同的制造厂商、纸质、纸色、格线的颜色、粗细、间隔、打洞的位置、数目等都不一致。?
如果能够从这些里面，找出最适合你自己的文具的话，则你的工作效率将无形中提高。话虽然如此说，小型文具店不可能有很多的“货色”，甚至是大型专门店，也不一定能找到称心如意的货色。?
因为，一家店铺所出售的文具种类有限，不过，同一种货色有很多不同厂牌的制品。例如，很普遍的公文夹子就有好几十种不同的厂牌，有些小型文具店，甚至只卖一家厂牌的制品。?
看了这种情形，欲寻找适合于自己的文具，似乎很困难。不过，管理者可以告诉你实用而简单的方法。?
那就是——你可以凭各厂商的文具目录订货。?
几乎所有的厂商都有自己制品的目录，写着各制品的名称、货品号码、照片，以及简要的机能说明。?
有些人认为买东西时，非把该东西看清楚不可。其实对某些制品来说，稍微看几眼，仍然不知它具有何种机能。与其冒那种危险，不如凭说明的目录决定，如此比较确实。而且，又可以指定制品的颜色以及外形，结果将成为很有效果的购买方式。?管理者的办公室收集了很多的文具目录，再把其中最适合的制品号码抄录下来。遇到订货时，只使用制品号码就可以了。?
所谓的制品号码就是一种制品的正式名称，只要正确的使用它订货，厂商就会送来你所需要的制品。?
至于货品目录，可遵循两种方式取得。?
一种方式，也就是直接向厂商索取。有些厂商可能会收费，如果事先声明“可能大量订购”的话，则对方就会把目录免费的寄给你。
?另外一种方式，就是拜托你时常光顾的文具店，把一、两年前的货品目录送给你。如果是要今年度的货品目录，很可能会妨碍该店的工作，但是对于一、两年前的目录来说，差不多都会很乐意的送给你。在一、两年之内，商品不会有很大的改变，因此，它仍然很有用处。?
不仅要准备大厂商的货品目录，就是小厂商的货品目录也要收集。因为在这种情况之下，往往会有意外的发现。?
2.?与其使用钢笔，不如使用四色圆珠笔方便?
提起了社会各阶层人士必须携带的书写用具，或许，大半的人都会说“钢笔最理想”。
实际上，遇到考取大学，或者考进公司时，亲戚友人仍然会赠送钢笔。更有人为了表示身份，特别使用外国制的高级金笔。?然而，钢笔的实用性果真有那么高吗??
管理者所以对钢笔的实用性表示置疑，是基于以下的理由。?
第一：因为墨水属于液体。正因为如此，不适合于在某种纸张上面书写，或者书写以后渗透，以致不能看清楚。同时，墨水很可能会流出来，结果会弄脏纸张、手指，甚至衣服。?
第二：钢笔所装的墨水看不见。除非拔掉笔套，否则的话，不能知道墨水的储存量。因此，不时常准备墨水的话，到了紧急关头时，往往不能书写。?第三：管理者至今对钢笔仍然存着一种高级的观念。以致无法自由自在地使用它。管理者在工作场、私宅，以及上下班时使用，平常都准备三套书写用具。每逢发生毛病，或者不能使用时，都能随时换用。对有些人来说，书写用具是消耗品之一，用了就随时抛弃。?然而，对于别人赠送的高级钢笔，管理者就无法做到上述的地步。因为担心损坏或者丢掉，将对不起赠送者。如此一来，便不能随意地使用它们，工作效率当然就不可能提高。?
基于这种理由，管理者一向不使用钢笔，而习惯于使用四色圆珠笔。?使用四色圆珠笔的好处，在于只靠一支笔就能够把信息分类，以及区别信息的重要度。而且几乎可以在任何纸上书写。因此，可以广泛地使用于写稿，写文书以及记录方面。?
如果使用红色笔在最重要的部分书写，次要部分使用蓝色笔书写，可作为参考的部分使用绿色笔书写的话，那就可以对信息的重要程度一目了然。?
书写用具是为了提高工作效率而使用，如果感到使用它可惜的话，那就等于是浪费时间。?
3.?使用适合于你的文具，借此提高效率?
手艺高超的厨师，很在乎他所使用的菜刀以及锅。著名的作家也很在乎他的书写用具以及所使用的稿纸。?
因为唯有那样，方才能够提高工作效率，使他们能够从事高质量的工作。自己的身边是否有习惯于使用的东西，将大幅度地影响到工作的效率。关于这一点，哪一种职业都一样。?
对管理者来说，除了日常习惯于使用的文具之外，还有几种不可缺少的用具。?
第一是橡皮擦。德国制的史脱拉牌制图用橡皮擦。外形像铅笔，细细长长的，用来擦抹小字非常方便。使用一般橡皮擦的话，有时连不能擦掉的地方都会抹掉，以致不得不重新书写。
使用这种橡皮擦，只会擦掉心中想抹掉的那些字。因此，对于一向使用自动铅笔的人来说，是一种非常需要的用具。?
第二个珍爱的文具，就是号称“纵横”的钉书机。顾名思义，它的把柄为回转式，不仅能够钉横面，也能够钉纵面。遇到必须在书本最后一页钉上补录时，这种制品最为有效。? 又如，回转式的塑胶带切割器也甚为方便。当你伸手取塑胶带时，逢到切口背着你，实在非常不方便，而且，塑胶带切割器很沉重，如果每次使用都要改变它的方向，将浪费很多时间。假如使用回转式的话，不管几个人同时使用，都可以自由自在地改变方向，自然就不至于浪费时间。?
除此之外，剪刀也是管理者使用的用具之一。不过，管理者并不是说非使用外国制的高级货不可。最大的问题在于——剪刀伸入手指的部分，如果是金属制品的话，长时间使用以后手指就会感到疼痛。因此，宜选择把柄附有塑胶盖的剪刀。?
工作时感到兴趣盎然，也是提高效率的一大要素。基于这个缘故，注意日常所使用的文具，跟节省时间有着密切的关系。?
□ 活页纸的利用法
1.?从报纸、杂志剪下的信息，使用B5复印后再归档?
一旦看到报纸上有需要的信息，应该当场就把它撕下来，这就是拥有新鲜信息的诀窍。好不容易到手的信息，除非上乘的给予加工，否则的话，很难以派上用场。实际上就有很多人把剪报放入抽屉里，长久不去注意它，甚至有一些人把剪报胡乱一塞，待需要时则遍寻不得。?
为了防止时间及精力的浪费，充分地使用信息，必须多少下一些功夫，以便确立日后方便寻找的归档法。不过，后来的剪报收集法很难以满足这种条件。?
一般市面的剪贴簿，都是把剪报直接贴上硬纸板。也有一种放入透明档夹的方式。?
以前者来说，必须把剪报涂上浆糊，再贴上去，将使信息整理的工作耗时繁杂。?
后者虽可以省去涂抹浆糊的麻烦，但是，剪报很容易脱落，甚至有遗失的危险，而且，一册能收集的剪报有限，日后想补加也不可能，信息自然会受到限制。?
这两种固定式的缺点，在于无法取下簿页以及增减页数。既不能把必要的页数拆下来使用，更不能在同一个主题中，把项目细分化，再重新编制。?
为了克服这种剪贴簿的缺点，可以进行一番改进。其方法是把撕下来的报纸片断，交给秘书修剪好，再利用B5大小的纸张复印。每逢遇到这种情形，可根据报导的多少，加以缩小或放大。如果B5大小的纸容纳不下的话，再分成几张复印。?如果全部有三张的话，那就写上三分之一、三分之二、三分之二的号码，以便能够知道有多少张以及顺序。接下来，在那些复印的两端，使用二十六孔的打孔机，打好洞，再把它们放入二十六孔用的装订夹里，分类、整理。?剪贴作业的瓶颈之一，就是报导的多少，以及所占自动面的形状不一，叫人难以着手。一旦采用了这种方法，规格将被统一，当然就没有使用透明纸以及硬纸板的必要。?
既然经过打洞的程序，就可以有如活页纸一般地使用。如此一来，可以任意补充、更换。如果把必要的部分抽出，当成携带用的档案夹的话。稍微有时间时，就可以过目。?使用B5的大小纸张复印，再归入档案夹的作法，不仅适用于一般剪报，甚至对一般书类及资料的整理也有帮助。如果把A4等不同规格的文书，放入档案夹而使用的话，很可能会有破损或者遗失之虑。?
对寻找方面来说，统一规格是最有效的手段。?
2.?周刊杂志等信息，分解以后归档?
在所有的杂志类之中，被上班族当成信息来源，阅读机会最多者，应该首推周刊类杂志。周刊几乎都属于B5规格，因此，一旦管理者发现周刊有值得保存的信息时，管理者就原封不动的把它归档。?
不过碰到这种情形，如果把要保存的信息，胡乱的撕下来的话，可能会把信息的一部分破损，或者没有地方打洞。?
因此，要撕下周刊上面必要的部分时，首先必须把整本杂志分解。通常B5型的周刊采用所谓“中订”(编按：即国内俗称骑马钉方式)的方式，也就是说，采取在中央部分使用铁丝(钉书针)固定，折成两部分的制本方式。只要把这个铁丝抽掉，全页就会分散开来。你就从这里面取出你所需要的信息，打洞以后，把它收入档案夹里面。?
有时，周刊刊登的信息或者特集之类，也可以达到十页以上。其实，并非全部存档不可。只要留下日后必要的资料，以及有关重点的解说，那也就足够了。?如果把不必要的部分也归档的话，剪报的量就会膨胀起来，以后翻找起来，将非常的浪费时间。?
必须使目标明确化，再判断真正需要的信息是哪一些，以作为取舍选择的准绳。这些步聚是剪报工作的重要过程。?
3.?活页纸一张只能使用单面写一个项目?
交替自如，又能够带着走的“活页纸式”信息管理，有种种的好处。即使想整理自己的构想，或者记下眼睛所看到的信息，仍然以活页纸式的笔记本最好。?
爱用活页纸的上班族似乎越来越多，更有人百分之百的活用它。下面就要介绍使用活页纸的方法，供大家工作参考。?
关于活页纸，一般只使用一面。?而且，坚持一张一个项目，当写完一个项目，准备再写另外一个项目时，就算纸面还剩下很多空间，一般也会使用另外的纸张。?
关于如何使用纸张的方式，或许有人会认为太浪费。然而，想到容易找到信息、容易使用这两点，还是使用这种方式比较适合。?如果要具体的说出一张活页纸使用法，那么，最上面那一段应该写大项目，它的下面再写中项目，在最下面，则可以书写你自己的构想，以及个别地列出小项目。?
这时，如果一个主题在一张纸上写不完的话，那就在新纸上再写大项目、中项目，然后编好号码。如此处理以后，就算纸张分散，仍然可以判断是那一个主题的第几张。?
彻底地遵守一张纸写一个项目的话，遇到要再度检查全体资料时也甚为方便。因为只有一面写着字，因此，只要把它们放在桌子上，对于内容，则可以一目了然。?
而且，各项目占着一张纸，因此，可以自由更换顺序。如果在纸张两面都书写的话，就不能如此做了。?
同时，只在单面书写，遇到复印时将非常方便。尤其是使用ADF(自动送稿装置)的场合，其差距将更为明显。?
不必把稿子换面，只要把活页纸放置于台上，复印机就会自动地一张一张印好。而且纸页不会倒反过来，甚至可以在这个期间内做别的工作。?
一想到有这么多的好处，纸张的空白还是划得来。为了缩短工作时间，这种投资是必要的。?
4.?活页纸必须左右两侧打洞?
用活页纸的窍门，还不止上述那一些，市面上的活页纸只有在单侧打洞。于是，在没有打洞那一侧，使用二十六孔式的打洞器打洞。两侧都打洞的好处在于——可以左右交替着“启闭”，以及对于想同时看的两种资料，随时都能够以图版页的形态参照。?
假如只有单侧打洞的话，想在活页纸上书写时，必须决定把它弄成右侧，或者是左侧。诸如一般横写及纵写都存在的国家，实在很难以下决定。?
如果两侧都打洞的话，每页的左右都可以“启闭”，应能够安心的提笔书写。?
在很久以前，人们就等着两侧打孔的活页纸上市。但是，等了很久，仍然没有上市的迹象。于是一些上班族就自己制造出来了。?
利用上下班时间，在车厢里构思下一部书的内容时，此种两侧打洞的活页纸正可派上用场。一侧夹着参考资料的复印件，一面看着它，一面在另一侧书写原稿用的备忘事项。如果是单侧打洞的话，则必须一面翻前页，一面进行写作，工作的效率自然会减半。?
时时以活页纸替代备忘用纸，即使是资料也使用档案夹管理。因此，使用打洞器打孔的纸张非常多。以前，这种操作全部交给手动式的打洞机处理，最近才改用电动式打洞机处理。使用这种机器，一次能处理数十张纸，操作时间可以缩短很多。?
5.?档案夹依主题分成各种颜色，可以缩短翻找的时间?
人们时常看到办公室的架子上，放着颜色及形态完全一致的档案夹。在颜色及形状方面统一，乍看之下，或许能给人一种整齐划一的印象。但是站在整理信息的立场来说，这并不是聪明的作法。因为不看档案夹上贴的字条的话，根本就无法知道，那是属于哪一种主题的资料。?
一旦档案夹不在所定的位置，寻找起来就倍感困难了。?
基于这个理由，办公室的档案夹都根据信息内容分类，使用材质以及颜色不同的档案夹。?
例如外面贴塑胶布的档案夹，表示它跟指南、形态有关，茶色档案夹为“秘书指南”，灰色为跟审判所有关系的“诉讼文书书类形式”……等等。外面贴一层布者为“资料档案夹”，红色为“执笔之类，绿色为“事件之簿”，青色为“一般资料”……?如此这般，把档案夹分开使用的话，只要看看架子的某一边，就可以立刻找到自己需要的档案夹。就算跟其他同类别的档案夹混在一起，也能够很快就找出来。?
现在，管理者在办公室里，除了利用颜色把档案夹分类以外，还使用画线笔涂抹档案夹的字条，使之更为细分化。?
能够记入字条空间的信息有限。不过，只要利用颜色加上“意思”的话，信息量就能够膨胀好几倍。而且，将更为容易使用。?
就象管理一般，使用颜色表示不相同意义的人，似乎为数甚少。其实，不仅是档案夹可利用颜色来识别用途，其它的用具也可以如法炮制。只要动动脑筋，就可以节省不少寻找的时间。?
6.?杂记簿也不妨使用活页纸式，如此比较方便?
到了最近，上班族之间也流行活页纸式的杂记簿。?
活页纸最有利的一面，就是交换起来甚为方便，信息量也不会受到限制。如今正是所谓的信息化时代，自然的，这种杂记簿就受到了上班族的青睐。?以个人来说，人们很早以前就喜欢使用这种杂记簿。?
不过，有一个美中不足的地方。那就是市场上的活页杂记簿，一律属于A5以上的纸张，实在是太大了一点。?
杂记簿必须能放入西装口袋里，如此才算理想。否则的话，很难以派上用场。?例如——前往参加聚会时，几乎所有的人都是两手空空。碰到这种情形，如果不带杂记簿的话，一旦跟友人碰面，而对方提议一道去喝几杯的话，则你也不能断定是否有其它的事情待办。基于这个理由，人们喜欢带口袋能装得下的小杂记簿，而且必须是活页式。?
现在，一般最好备有两本杂记簿。一本记载一年间的行事时间表、地址等；另外一本以一天一页的篇幅，记载当天必须做的事情，甚至写下临时产生的构想。?这两本杂记簿的内容，可收录于一本里面，也可依作用分化为二。由于工作的关系，有时需要过去的记录(例如何时与某人见面等)，即可一目了然，再也不会忘记做某些事情。出外时，只要携带必要的资料就可以了。?
如此说来，对于杂记簿的使用，已名符其实的到了杂记无章的地步。不过话又说回来，所谓的杂记簿，就是一个人用来把握信息的“备忘录”。所以，一旦把主题过于细分化，则反而不好使用。?
如果你想有效率地使用杂记簿的话，则形式及内容应尽量使其简单。?
□ OA机器的使用法
1.?复印机不妨尽量使用，如此才能节约时间及金钱?
不管任何人想复印文件图书类，事前都必须获得责任者的允许。现在，虽然获得了相当的改善，但是仍旧有不少公司商号，为了节省开支，招呼从业人员尽量减少复印。?
以管理者的办公室来说，每个月大约要复印五千件的文稿之类。其中也有一部分是为了整理资料方才复印，以致给人一种“浪费”的印象，不过，管理者始终不曾有过此种念头。?
的确，复印一张文件差不多要花十元日币，或许，有人认为这种代价太高了。不过，你不妨冷静的想想看，为了节省一张复印的费用，而多耗费十分钟的话，那么，势必将耗费好几十倍的时间代价，这实在是本未倒置的做法。?
有鉴于此，为了提高工作的效率，毫不惋惜地使用复印机。每遇到可方便作业的机器，也就是说，具备节省时间功能的机器时，管理者都会积极的把它购入。?
现在，办公室所使用的复印机，虽然有些过时，但是仍然具备缩小、放大，以及自动送稿的功能。因此，纵然要复印几十张文件时，只要按下操作钮，机器就会自动地展开复印的工作，不必复印一张开一次盖子。对于节省时间、提高效率很有帮助。?
2.?使用传真电话录音，有效的活用“时差”?
为了跟隔一段距离的对方联络，电话是最有力的武器。?
不过话说回来，电话并非在各方面都是万能的。例如对方不在的话，根本就无法把你想办的事情告诉他。又如不管对方是否方便，叫他出来听电话，可能会引起他的不快等等，都是电话最大的缺点。同时，这也是电话所具有的“同时通信性”唯一的弊病。?
对于这种电话具有的缺点，只要利用传真、电话录音，即可充分地克服。?
“你说这两件事呀!告诉你!咱们老早就实行了!”或许很多人会如此的说。不过，一般人似乎还未能充分地活用其功能。?以现在的办公室来说，传真机已经相当的普及。只是，它的用途只被限定于——传递口头难以传达的复杂信息。的确，这也是传真的最大功能之一。?
很遗憾的是，另外一个有利之点，也就是能够达到“时差通信”的事实，似乎还不会充分地被活用。所谓的“时差通信”就是指对方不在场时，也能够对他传递信息，对方可以在他最方便时看信息，然后再传回他的意见。?
如果你认为想办的事情，可利用电话传递的话，那么，遇到对方不在时，你就会感到束手无策。在这种情形之下，你只好不断地打电话，而且到联络上为止，你的内心一直挂念那件事，影响所及，其它的工作将不能顺利地进行。?
与其一直感到惴惴不安，不如利用传真机送出你所要办的事情，待对方回来一定会看。这么一来，既确实，效率又好。?
国际贸易中，这种“时差通信”一向扮演很重要的角色。?
除此之外，像电话录音也在“时差通信”中担任举足轻重的角色。?以一般人的办公室来说，所谓的电话录音，只不过发挥一种功能而已。那就是告诉下班后打电话过去的人，“对不起……管理者已经下班了。”?
以有的办公室来说，只使用一般家庭常用的那一种。只告诉对方“不在”，不仅不知道对方的目的，甚至连谁打来都浑然不知的电话录音，实在没有什么意义。如果当事人不在，但是说出目的的话，想处理的事情就能够很快地被进行。?实际上，在很多情况之下，受话方不直接跟对方交谈，只靠电话录音进行想办的事情。?
除此以外，有的还在不同的目的下使用电话录音。经常把自己办公室的电话录音，当成“备忘录”使用。?
例如，在下班的电车里，看到了需要的书本广告，遇到这种情形，就会从公共电话里，或者从家里打电话到没有人的办公室，把想购买的书本名称录下来。?在第二天早晨，管理者抵达办公室时，上班的秘书已经把该书本购买回来，放在管理者的办公桌上这也是“时差通信”的一个例子。?
如此一来，只要把传真跟电话录音活用，将它们当成跟对方联络的“时差通信”工具，如此就能够使信息的传达交换等工作，又圆满又顺利地进行。?
3.?只要把微不足道的工作自动化，就能够节省时间?
有道是“积沙能成山”，虽然是微不足道的工作，如果重复十几次的话，耗费的时间就不容忽视了。?同时，单纯的工作不断重复，并非人类所得意的专长。因此，继续一段时间以后，效率必定会降低下来。有时，还是交给机械处理比较适当。?
有鉴于此，办公室除了复印机、传真机、电话录音、电动打字机外，还活用几种实用的事务用具。在前面所介绍的电动打洞机，就是其中之一。除此以外，还使用“电动开信封机”。?
顾名思义，这是用来打开信的器具，只要把封套的边缘插入，“沟”里面，就能够很迅速地切开信封。?
办公室每天都收到数十封邮件，如果每一封都使用剪刀剪开来，再凭人工处理的话，至少得耗费十分到二十分钟左右。?
如果使用这种“开封器”的话，只要数分钟就完全处理完毕。而且，这种器具绝对不会把封口连内容物都切掉。关于这点，如果是叫人用剪刀去剪的话，还可能会破坏内容呢!由此可见，从工作方面来说，还是采用这种方式比较适当。?
一般说来，目前的人都有根深蒂固的观念。他们都一致认为——既然人类能够胜任的工作，何以要交给机械做呢?那不是太懒惰了吗??
对于这问题，适当的想法刚刚相反。凡是机械能够胜任的工作，或者由它做起来效率比较好，胜过人类两支手的话，那就把工作陆续交给机械吧!或许有人会说，如此成本会增高，不管成本再高，从来就不曾出现比人事费用更高的机械。?
到了最近，不但有很多大规模的OA机械出现，还有众多叫人感到眼花缭乱的——所谓高性能的OA机械面市，对于这些崭新的信息，每天必须时时地注意。如果有一些你认为对处理业务有所助益的话，不妨陆陆续续地引进，如此才能有效率地进行工作。
